מהימנות עובדים: למה חברות משקיעות בבדיקות רקע

עובדים הם הנכס החשוב ביותר של כל ארגון, אבל הם גם גורם סיכון שצריך לנהל בצורה חכמה. ארגונים שמעסיקים עובדים עם גישה לכספים, למידע רגיש או לנכסים יקרי ערך חשופים לאובדן כספי ולפגיעה במוניטין אם הגיוס נעשה ללא בדיקה מספקת. המגמה של השקעה גוברת בבדיקות רקע ובהערכת מהימנות עובדים משקפת הבנה עמוקה יותר של הסיכונים.

ארגונים מודרניים נוקטים גישה מקיפה שמשלבת כמה סוגי בדיקות. בדיקות פוליגרף לעובדים- מידות הן אחד הכלים שחברות

בוחרות להשתמש בהן כאשר הן מגייסות לתפקידים רגישים. לצד הפוליגרף, קיימים כלים נוספים שמשלימים את התמונה ומאפשרים לקבל החלטה מבוססת ומקיפה.

מה מניע ארגונים לבצע בדיקות רקע?

עבר לא מדויק בקורות חיים הוא תופעה שמגייסים נתקלים בה. אנשים מנפחים תארים, מוסיפים חודשים לתפקידים, ולעיתים ממציאים ניסיון שלא היה. בדיקת רקע יסודית מאפשרת לאמת שמה שכתוב בקורות חיים תואם את המציאות, ולוודא שהבסיס לגיוס הוא מוצק.

הסיבה הבסיסית לבדיקות רקע היא מניעת נזק. עובד שמועסק בגישה לכספים, מידע עסקי סודי או תשתיות קריטיות ומסתבר לאחר מעשה שיש לו רקע בעייתי גורם לנזק הרבה גדול יותר מהעלות של בדיקה יסודית לפני הגיוס. ארגונים שכבר חוו מקרה כזה משנים בדרך כלל את גישתם לגיוס לאחריו.

תחום הביטחון הפנים-ארגוני הפך לנושא מדובר יותר בשנים האחרונות. דלף מידע, גניבות מחסנים, הונאות פיננסיות ופגיעה בלקוחות הם סיכונים שחברות מכירות יותר ויותר, ולכן מוכנות להשקיע בכלי מניעה. בדיקות רקע הן חלק ממארג של צעדים שנועד לצמצם סיכונים מצד המשאב האנושי.

קיים גם ממד משפטי לנושא. ארגונים שלא ביצעו בדיקות רקע נאותות ועובדיהם גרמו לנזק עלולים למצוא עצמם בעמדה משפטית בעייתית. טענת "לא ידענו" לא תמיד מספיקה כהגנה, ובפרט כאשר מדובר בתפקידים שהסיכון בהם ברור מראש.

סוגי בדיקות רקע שחברות מבצעות

ההחלטה אילו בדיקות לבצע תלויה בטיב התפקיד ורמת הסיכון שלו. עובד מחסן שמטפל בסחורה בעלת ערך ועובד קופה שמנהל כספי לקוחות זקוקים לבדיקות מתאימות לרמת האמון שמוצבת בהם. תפקידי ניהול, תפקידי ביטחון ותפקידים עם גישה למידע סודי דורשים בדרך כלל בדיקה מעמיקה יותר.

בדיקת עבר תעסוקתי היא הבדיקה הנפוצה ביותר. אימות שהמועמד אכן עבד בחברות שציין, בתפקידים שתיאר ולמשך הזמן שהזכיר, מספק בסיס לאמון. אי-התאמות בין הקורות חיים לבין מה שמתגלה בבדיקה מעלות שאלות שדורשות הבהרה.

בדיקת רשומות פליליות מתבצעת בתפקידים מסוימים, ובמיוחד אלה שכוללים עבודה עם ילדים, אנשים פגיעים, כספים או ביטחון. מידע על עבר פלילי לא תמיד פוסל מועמד, אבל הוא חלק מהתמונה שמגייסים שוקלים. בישראל קיימות הגבלות על השימוש במידע פלילי בתהליכי גיוס, ולכן חשוב לפעול בהתאם לחוק.

אימות תארים ורישיונות מקצועיים הוא שלב שנמצא לעיתים הכרחי. מקרים של זיוף תעודות אקדמיות ורישיונות מקצועיים לא נדירים כפי שנדמה, ועלות האמות היא מינימלית לעומת הסיכון.

כמה עולות בדיקות רקע ואיך לנהל את התקציב?

עלות בדיקות רקע משתנה רבות בין סוגי הבדיקות. אימות עבר תעסוקתי בסיסי יכול להתבצע בכמה שיחות טלפון ועלות נמוכה. בדיקות מעמיקות יותר, כמו פוליגרף, עולות יותר אבל מצדיקות את עצמן בתפקידים מסוימים. גישה חכמה היא להתאים את עומק הבדיקה לרמת הסיכון של כל תפקיד.

ארגונים גדולים נוטים להשתמש בשירות חיצוני לביצוע בדיקות רקע, כי זה חוסך זמן ומבטיח תהליך עקבי. שירותים חיצוניים מנוסים יודעים היכן לחפש מידע, מכירים את ההגבלות המשפטיות, ומספקים דיווח מסודר. ארגונים קטנים יותר יכולים לבצע בדיקות בסיסיות בעצמם, ולפנות לחיצוניים לתפקידים רגישים.

תזמון הבדיקה בתהליך הגיוס חשוב. ביצוע בדיקה מלאה לכל מועמד שמגיש קורות חיים הוא בזבוז משאבים. בדיקת רקע מבוצעת בדרך כלל לאחר ראיון מעמיק, כאשר המועמד הוא "מועמד מוביל" שיש נטייה חזקה לגייס אותו. כך מושקעים המשאבים רק כאשר יש צורך אמיתי.

פוליגרף: מה הוא בודק ומתי משתמשים בו?

• מה הפוליגרף מודד: תגובות פיזיולוגיות כמו לחץ דם, קצב נשימה ומוליכות עור, שמשתנות כאשר אדם אינו אומר את האמת
• מתי מתאים לשימוש: תפקידים עם גישה לנכסים רגישים, תפקידי ביטחון, תפקידי כספים ותפקידים הדורשים אמון גבוה
• מה הבדיקה כוללת: שיחה עם בודק מוסמך ורישום תגובות לשאלות ממוקדות בנושאים ספציפיים

הפוליגרף אינו כלי מוחלט, ותוצאותיו פורשות תמיד על ידי מומחה מוסמך. שילוב הפוליגרף עם כלי בדיקה נוספים מאפשר לבנות תמונה אמינה יותר מאשר הסתמכות עליו לבדו.

בדיקת אמינות: כלים שלא כוללים פוליגרף

תחום בדיקות האמינות שאינן פוליגרף צמח בשנים האחרונות כי הצורך היה גדול מהיכולת לבצע פוליגרף לכל עובד. חברות שגייסו עשרות עובדים בחודש לא יכלו לשלוח כולם לפוליגרף, ולכן פותחו כלים שמסוגלים לזהות נטיות בעייתיות בקנה מידה גדול יותר ובעלות נמוכה יותר.

בדיקות אמינות שאינן פוליגרף מבוססות על שאלונים פסיכולוגיים שמנבאים נטייה להתנהגות ישרה ואחראית. שאלוני אמינות נבנו על בסיס מחקר שמראה קשר בין תכונות אישיות מסוימות לבין התנהגות עבודה בשטח. חברות מיון מוסמכות כמו מידות פיתחו כלים אלה והתאימו אותם לשוק הישראלי.

יתרון השאלון על הפוליגרף הוא הנגישות שלו. שאלון אמינות ניתן למלא מרחוק, עולה פחות ומתאים לטווח רחב יותר של תפקידים. הפוליגרף מתאים לרמות סיכון גבוהות יותר ולתפקידים שבהם הצורך בוודאות גבוה במיוחד.

שני הכלים, שאלון האמינות והפוליגרף, יכולים לפעול יחד. השאלון משמש כלי ראשוני שמסנן ומייצר שאלות, ואילו הפוליגרף מספק עומק בנושאים שעלו בשאלון. גישה שכבתית זו יעילה יותר מאשר שימוש בכל אחד מהם לבדו.

איך לגשת לבדיקות רקע בצורה אתית ומשפטית?

ארגונים שמבצעים בדיקות רקע חייבים לעשות זאת בצורה שמכבדת את זכויות המועמדים. קבלת הסכמה מפורשת לפני ביצוע הבדיקות היא דרישה בסיסית, גם מוסרית וגם משפטית. מועמד שלא יודע שנבדק ומסרב לבדיקה כאשר מגלה זאת יוצר סיכון משפטי לארגון.

שמירה על פרטיות המידע שנאסף היא חלק מהאחריות של הארגון. מידע שנאסף בתהליך הגיוס לא צריך להיות נגיש לכל עובד בארגון, אלא רק לאלה שמעורבים בקבלת ההחלטה. ארגונים עם מדיניות פרטיות מפורשת ביחס לנתוני גיוס מציגים תרבות ניהולית אחראית יותר.

מדיניות ברורה ועקבית לגבי מי עובר בדיקות, אילו בדיקות, ובאיזה שלב של התהליך, מגינה גם על הארגון וגם על המועמדים. כאשר הכללים שווים לכל, קל יותר להגן על התהליך מפני האשמות של אפליה.

מסקנה

השקעה בבדיקות רקע ובהערכת מהימנות עובדים היא השקעה שמגנה על הארגון, על עובדיו הוותיקים ועל לקוחותיו. הגישה הנכונה כוללת שימוש בכלים מתאימים לרמת הסיכון של כל תפקיד, פעולה בצורה אתית ומשפטית, ושילוב בדיקות רקע כחלק מתהליך גיוס כולל ומקיף. ארגון שמשקיע בשלב המיון ומשלב בדיקות מותאמות לפי תפקיד חוסך לעצמו עלויות גדולות הרבה יותר בטווח הארוך, ובונה צוות שניתן לסמוך עליו. הגישה הנכונה כוללת שימוש בכלים מתאימים לרמת הסיכון של כל תפקיד, פעולה בצורה אתית ומשפטית, ושילוב בדיקות רקע כחלק מתהליך גיוס כולל ומקיף. ארגון שמשקיע בשלב המיון חוסך לעצמו עלויות גדולות הרבה יותר בטווח הארוך.